ที่มา : ประชาชาติธุรกิจ
กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม (ดีอี) ยังคงเดินหน้าประสานรอบทิศ ผลักดันให้หน่วยงานราชการทั่วประเทศใช้ระบบ e-Document ลดการใช้กระดาษ เพื่อให้ระบบระเบียบงานสารบรรณ และข้อมูลข่าวสารภาครัฐ ที่เต็มไปด้วยขั้นตอนการลงนาม เดินหน้าเร็วขึ้น

แม้นโยบาย “ลดกระดาษ” หรือ Paperless จะพูดถึงมาหลายปี แต่ก็มีแค่การใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในกระทรวงใหญ่ เช่น ดีอี, ยุติธรรม และหน่วยงานตำรวจบางแห่งเท่านั้น 

“ประชาชาติธุรกิจ” มีโอกาสลงพื้นที่สำรวจความเป็นไปได้ และอุปสรรคในการ Mass Adoption ไปสู่หน่วยงานระดับท้องถิ่น ท้องที่ และกองงานระดับเล็กทั่วประเทศ

จุดพลุโคราชโมเดล

 การนำนโยบาย Paperless ไปใช้ในวงกว้าง ภายใต้การผลักดันของ “ประเสริฐ จันทรรวงทอง” รองนายกรัฐมนตรีและรัฐมนตรีว่าการดีอี เริ่มในพื้นที่จังหวัดนครราชสีมา หากสำเร็จก็จะเกิดการใช้เป็นวงกว้าง เนื่องจากเป็นจังหวัดที่มีพื้นที่ขนาดใหญ่

“ในระยะแรก ถือว่าสำเร็จ สามารถประสานให้หน่วยงานในท้องถิ่นทำ MOU ใช้ระบบ e-Document ได้เกินกว่าครึ่ง โดยมีการแจ้งความต้องการขอใช้ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระยะที่ 1 จำนวน 341 หน่วยงาน มีส่วนราชการ 50 หน่วยงาน (จาก 231 หน่วยงาน) องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น 291 แห่ง จาก 334 แห่ง มีจำนวนผู้ใช้งาน 15,219 บัญชีผู้ใช้งาน (Users) ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ จำนวน 1,775 CA หรือ Certification Authority”

ถือเป็นหนึ่งในการผลักดันการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาให้บริการประชาชน หรือเป็น “โคราชโมเดล” ภายใต้โครงการ “Digital Korat : The Future Starts now-โคราช มหานครดิจิทัลแห่งอนาคต” โดยกระทรวงดีอีที่ต้องการขับเคลื่อนประเทศไทยสู่รัฐบาลดิจิทัล ที่มีทั้งการผลักดันให้ใช้ Smart CCTV ระบบร้องเรียนผ่านแอปพลิเคชั่น และการใช้เทคโนโลยีเพิ่มผลผลิตการเกษตร (เกษตรแม่นยำ) เป็นต้น

การใช้ e-Document อยู่ในโครงการขับเคลื่อนและส่งเสริมการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office) ผ่านระบบคลาวด์ภาครัฐ (Government Cloud Management) มีเป้าหมายให้หน่วยงานทั้ง 76 จังหวัดใช้ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้บริการประชาชน

แม้ตัวเลขความร่วมมือของหน่วยงานต่าง ๆ จะสูง แต่การใช้งานจริงยังนับเป็นความท้าทาย ด้วยในมุมของข้าราชการ และพนักงานของรัฐ ยังกำกับด้วยระเบียบงานสารบรรณ และระเบียบของ พ.ร.บ.ข้อมูลข่าวสารฯ แบบดั้งเดิม ซึ่งขณะนี้มีองค์การปกครองส่วนท้องถิ่นแห่งเดียว คือ เทศบาลเมืองปากช่อง เท่านั้น ที่ริเริ่มนำระบบ e-Document ของกระทรวงดีอีมาใช้

และยังมีข้อกังวล 3 ประการ คือ 1.เพิ่มภาระการทำงาน เพราะต้องทำงานทั้งกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ 2.มีความกังวลเรื่องการแบ็กอัพข้อมูลกรณีระบบล่ม และ 3.เกี่ยวกับความผูกพันตามกฎหมาย ในเอกสารนิติกรรมสัญญา

หวั่นเพิ่มภาระงาน

ข้าราชการท้องถิ่น ทม.ปากช่อง สะท้อนว่า หลังนำระบบ e-Document มาใช้ มีการสื่อสารภายในกันมากว่าจะมีเวิร์กโฟลว์อย่างไร เพราะพนักงานมีหลายช่วงวัย หากทำเอกสาร และเสนอเซ็นเป็นอิเล็กทรอนิกส์ ก็จะต้องมีคนในองค์กรถามหาเอกสารที่เป็นกระดาษ ทำให้ต้องทำเอกสาร 2 ระบบ คือ ทำในระบบ e-Document และพรินต์ออกมาให้ผู้บังคับบัญชาลงนามด้วย และต่อให้เอกสารของ ทม.ปากช่อง สร้างขึ้นจากระบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่หนังสือราชการจากหน่วยงานอื่นที่ส่งเข้ามาถึง ทม.ปากช่อง ก็ยังเป็นกระดาษ จึงยังต้องใช้ระเบียบงานสารบัญแบบกระดาษ

“ส่วนสำคัญที่ยังทำให้ข้าราชการ และพนักงานไม่มั่นใจ คือ ตาม พ.ร.บ.ข้อมูลข่าวสารฯ หน่วยงานต้องเก็บรักษาเอกสารราชการ ที่เป็นกระดาษ นาน 10 ปี แล้วค่อยจำหน่าย แต่เมื่อมีแค่รูปไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จึงรู้สึกไม่มั่นใจว่าจะต้องพรินต์ออกมาเก็บตามวิธีปฏิบัติราชการหรือไม่”

ด้าน ศจ.พิเศษวิศิษฏ์ วิศิษฏ์สรอรรถ ปลัดกระทรวงดีอี กล่าวว่า การทำงานแบบคู่ขนานระหว่างอิเล็กทรอนิกส์ และเอกสารกระดาษ จะกลายเป็นเพิ่มภาระโดยไม่จำเป็น จึงแนะนำว่า หากเอกสารจากภายนอกมาเป็นกระดาษ ให้ท่านเก็บไว้เป็นกระดาษ และดำเนินการตามระเบียบงานสารบัญเก็บไว้ 10 ปี ตามปกติ อีกส่วนก็สแกนไว้ในระบบ แต่กรณีที่เป็นเอกสารของเทศบาลเอง สามารถสร้างขึ้นภายในระบบ และดำเนินการไปด้วยได้ เพราะระบบเสนอเซ็น และระบบการจัดเก็บบนคลาวด์กลางภาครัฐ รองรับระเบียบงานสารบัญอยู่แล้ว เมื่อเอกสารเก็บไว้บนคลาวด์ของรัฐก็จะเป็นความรับผิดชอบของ GDCC (Government Data Center and Cloud Service) ที่ดำเนินการโดย บมจ.โทรคมนาคมแห่งชาติ (NT)

“การดำเนินการเช่นนี้ช่วยลดระยะเวลาได้ เพราะเอกสารกระดาษมีขั้นตอนนานกว่าอิเล็กทรอนิกส์ ระบบเสนอเซ็นออนไลน์ก็มีฟีเจอร์เซ็นครั้งเดียวติดไปทุกหน้า สะดวกเร็วกว่า”

เร่งสื่อสารทำความเข้าใจ

สำหรับความกังวลประการที่สอง เกิดจากก่อนหน้านี้ที่ระบบ e-LAAS ซึ่งเป็นระบบบัญชีของกรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นล่ม ช่วงใกล้ปิดปีงบประมาณ 2567 ทำให้ข้อมูลบัญชี การจัดซื้อจัดจ้างย้อนหลัง 2 ปี หายไป พนักงานจึงต้องรวบรวมเอกสารมาบันทึกข้อมูลในระบบใหม่ ความกังวลว่าจะต้องบันทึกข้อมูลจากเอกสารกระดาษต้นฉบับ ทำให้พนักงาน ทม.ไม่กล้าเสี่ยงสร้างเอกสารบนระบบ e-Document เพราะกลัวล่มแล้วหาย

ปลัดดีอีกล่าวว่า ระบบ e-Document เป็น Cloud Base ไม่ใช่เซิร์ฟเวอร์กลางแห่งเดียว ดังนั้นโครงสร้างดาต้าเซ็นเตอร์จึงมีการสำรองข้อมูล หรือ “แบ็กอัพ” ข้อมูลไขว้กันไว้อย่างน้อยสามแห่ง ไม่มีทางที่ศูนย์ข้อมูลจะล่มพร้อมกันทั้งหมด จึงมั่นใจได้ว่าเอกสารที่สร้างขึ้นไม่มีทางหายไป และเก็บได้ 10 ปี ตามระเบียบการรักษาเอกสาร

ประการที่สาม เนื่องจาก ทม. ต้องทำนิติกรรมสัญญาจำนวนมาก ลายเซ็น และข้อตกลงต่าง ๆ มีผลผูกพันตามกฎหมายยาวนาน และบ่อยครั้งที่หน่วยงานกำกับดูแล เช่น สำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) สำนักงานคณะกรรมการป้องกันและปราบปรามทุจริตแห่งชาติ (ป.ป.ช.) หรือแม้แต่ศาลปกครอง และศาลอื่น ๆ ต้องเข้าตรวจสอบการดำเนินงาน ซึ่งยังต้องการเรียกเอกสารกระดาษเพื่อใช้พิจารณาสอบสวน

“สิ่งที่สงสัยคือ การลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใช้ในชั้นศาลได้หรือไม่” ปลัด ทม.ปากช่องกล่าว

ปลัดดีอีแจงว่า ปัจจุบันเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีผลในทางกฎหมาย การไต่สวน หรือการพิจารณาหลักฐานใด ๆ ใช้ e-Document ได้ แต่ขึ้นอยู่กับผู้ที่มีอำนาจเรียกเอกสารว่าต้องการแบบใด หากศาลต้องการกระดาษ ก็ไปพรินต์ออกมาจากระบบได้ จึงอาจกล่าวได้ว่า แม้จะมีการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก แต่การพรินต์เอกสารกระดาษยังมีคู่กันไปตามความยืดหยุ่นของผู้ใช้งาน... อ่านข่าวต้นฉบับได้ที่

รัฐมนตรีดีอีทิ้งท้ายว่า ได้รับทราบปัญหา และข้อกังวลของผู้ปฏิบัติงานจาก ทม.ปากช่องแล้ว และจะมีการปรับปรุงประสานงานกับหน่วยงานในกระทรวงอื่น ๆ ให้นำระบบเหล่านี้ไปใช้

“ตอนนี้อาจเพิ่งเริ่มจึงมีความขลุกขลักไปบ้าง แต่ทิศทางการทำงานก็จะไปทางนี้ เพื่อให้เป็นรัฐบาลดิจิทัลจึงอยากให้พยายามต่อไป ทำให้ดี และทำให้ ทม.ปากช่อง เป็นต้นแบบให้หน่วยงานท้องถิ่นอื่น ๆ มาศึกษาต่อไป”